Auteur/autrice : Audrey DELCROIX

Ce que votre expert comptable attend de vous

Pour bien préparer les documents pour votre expert comptable, nous allons faire un point sur ce qu’il attend de vous !

Sachez d’abord que chaque mouvement de votre relevé de banque, qu’il soit en débit ou en crédit, doit être rapprochés par un justificatif.

Les factures de ventes, les bordereaux de remises de chèques, vos justificatifs bancaires, vos factures d’achats, les fiches de paies, les factures bancaires,… ces documents sont à lui transmettre le plus régulièrement possible afin de facilité son travail et pour que votre comptabilité soit la plus juste possible !

C’est à partir de ce moment là que votre expert comptable pourra saisir les chiffres…

Mais avant cela… Avez-vous pensez au classement de ces dits documents ?

Le classement des pièces comptables

Pour qu’un classement soit efficace, il faut le faire méthodiquement, il faut classer les documents (qu’ils soient sous format papier ou numérisé) chronologiquement :

• Les dépenses : Factures fournisseurs, justificatif d’achats CB, personnel et administration fiscale.
• Les recettes : Factures de ventes.
• Banque : Relevés de comptes, factures de frais ou commission, bordereaux de remise de chèques, encours bancaire.

Numéroter les documents comptables

Afin de faciliter l’organisation et le travail de votre expert comptable, pensez à numéroter vos pièces comptables, c’est à dire vos factures d’achats et vos factures de ventes.

Au début d’une activité, les documents sont peu nombreux et il est facile de retrouver un document, mais voyez plus loin, dans quelques temps vous aurez bien plus de documents que vous pouvez l’imaginer !

Rapprochement bancaire

Après avoir numéroté vos pièces comptables, vous pouvez donc rapprocher vos débits et vos crédits avec vos relevés bancaires en indiquant sur chaque ligne la raison du mouvement…

En réalisant cette méthode de classement, sur un tableau Excel par exemple, vous avez toutes les informations nécessaires pour que votre expert comptable ait toutes les pièces et justificatif pour faire vos écritures.

Pensez à rajouter les taux de TVA qui s’applique, et tout cela dans un ordre spécifique et méthodique encore une fois.

Et si vous déléguiez cette partie ?

Vous me direz que c’est bien beau toutes ces belles paroles !

Vous me direz que vous n’avez pas le temps de faire tout cela car le cœur de votre métier en serait touché !

Et bien vous avez raison !

Aujourd’hui, grâce à la dématérialisation des factures et grâce aux plateformes, il est devenu maintenant possible de prendre en charge cette partie, même à distance, en conservant une efficacité irréprochable.

Alors n’hésitez plus et contactez-moi

De nos jours, savoir déléguer, signifie de pouvoir augmenter sa productivité et les capacités de son entreprise à évoluer, mais c’est surtout de pouvoir progresser en équipe !

Je suis consciente que déléguer n’est pas simple, surtout à quelqu’un que vous ne connaissez pas mais les bonnes relations professionnelles favorisent la coopération. Il est intéressant de savoir saisir les opportunités quand elles se présentent…

Bien plus qu’un prestataire, je serai votre partenaire administratif

Besoins

Vous avez besoin d’un peu d’aide ou bien d’une aide plus intense, pour quelques heures hebdomadaires, mensuelles ou semestrielles.

Vous avez un besoin, dit « à la carte » ? Ça tombe très bien ! Je propose ce système qui vous permet de décider où, quand, comment !

• Où ? A distance dans mes bureaux ou en présentiel dans vos locaux.
• Quand ? Quand vous avez besoin d’aide.
• Comment ? Sans engagement de durée ni contrat de travail.
• Pourquoi ? Parce que votre comptable vous demande pour avant-hier vos tableaux de saisie. Parce que vous entassez vos papiers clients puis fournisseurs. Parce que vous avez trop d’argent « dehors » et les relances vous prennes un temps incommensurable. Simplement parce que vous vous dites : « j’ai besoin d’aide » !

Devise

Ma devise est la confiance, car sans elle on avance pas à plusieurs.. Le respect, la confidentialité, la rigueur, l’écoute, la réciprocité et la loyauté sont les adjectifs qualifiants cette confiance !

Seul on va peut-être plus vite (bien que souvent faux) mais pas plus loin c’est une évidence !

Compétences

Du secrétariat dit « simple » comme la réception et la redirection d’appels téléphoniques, la facturation, rédaction de courrier, création de documents, etc…

Au secrétariat dit « technique », tel que la maîtrise de logiciel, un montage de dossier, etc…

Sachez que les compétences peuvent s’étendre à des domaines spécifiques selon votre besoin.

Contactez-moi

Un appel, un mail ou encore une rencontre n’est pas un engagement mais simplement une petite lueur d’espoir pour enfin vous débarrasser de ce traquas de paperasse qui vous prend du temps, de l’énergie et qui vous empêche de vous concentrer sur le cœur de votre métier !

N’hésitez plus et contactez-moi !

Faire appel à un prestataire externe pour ses tâches administratives n’est pas une mince affaire…

En effet, au delà des prestations proposées par votre assistante administrative qui vous aidera dans votre quotidien, et vous soulagera de cette partie que vous ne maîtrisez pas.

Elle ne fait ni partie de vos locaux ni de votre personnel, et c’est en cela qu’il est compliqué d’avoir une totale confiance en elle car elle aura accès à toutes les informations vous concernant…

Mais les bonnes relations professionnelles favorisent la coopération, garantissant un bien-être au travail !

Il est ainsi intéressant de savoir saisir les occasions professionnelles et de tisser des liens dès que l’opportunité se présente.

Qu’est ce qui caractérise une relation de confiance de qualité ?

• Le respect : considérer l’autre et ses compétences,
• L’ouverture d’esprit : accueillir pleinement la différence, quelle qu’elle soit, est un gage de richesse en matière de relation,
• Être à l’écoute : votre prestataire doit être à l’écoute de vos demandes et de vos besoins,
• La réciprocité : la relation de confiance doit être installée par les deux parties,
• La loyauté : c’est un élément qui participe grandement au fondement de la confiance.

La confiance est le ciment de toute relation digne de ce nom, et faire confiance à son prestataire externe est la clé de la réussite d’une belle aventure humaine.

Pourquoi construire ce climat de confiance ?

• Pour gérer ses propres tensions : lorsque l’entente est bonne, le climat est propice a un bel échange et à un dialogue commun et constructif,
• Gérer sa carrière : avoir confiance en votre prestataire vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre métier et d’en jouir pleinement sans se soucier du reste.
• Gagner en efficacité : si vous avez confiance en votre prestataire pour cette partie administrative vous pourrez alors libérer votre esprit.

Instaurer les conditions d’un travail en confiance apparait, pour ces raisons, comme un idéal à poursuivre dans les entreprises.

Partant du principe que le travail est par essence relationnel, la confiance entre les acteurs est considérée comme une condition de son efficacité et du bien-être de ceux qui le réalisent.

Votre secrétaire administrative indépendante sera là pour vous rassurer, et pourra signer également avec vous une clause de confidentialité qui pourra vous rassurer.

Apprenez à déléguer et vous serez réellement libéré !!!

Contactez moi !

Retrouvez moi également sur les réseaux Linkedin : https://www.linkedin.com/company/ad-presta et Facebook : https://www.facebook.com/AD-Presta

La vie de l’entreprise dépend de la présence et de la motivation de son effectif à assurer en permanence la réalisation des objectifs donnés

En quelques chiffres, en France, il y a plus de 2 488 000 TPE (source DGI-INSEE-DCASOL 2006) et plus de 4 millions de PME (source DGI-INSEE-DCASOL 2021).

Ces petites et moyennes entreprises n’ont pas forcément la charge de travail suffisante pour justifier l’embauche d’une secrétaire à plein temps, voir même à mi-temps.

Ils n’ont parfois pas les moyens financiers d’assumer une masse salariale supplémentaire.

Il en va de même pour les artisans ou les professions libérales d’ailleurs !

Ces entreprises utilisent souvent quelques autres « méthodes » :

• Les dirigeants se débrouillent seuls, ce qui leur prend du temps et de l’énergie,
• Ils prennent des intérimaires qui ne sont malheureusement pas toujours les mêmes,
• Ils créent un regroupement d’employeurs afin de partager la même secrétaire….

Et si faire appel à une secrétaire indépendante n’était plus une option ?

Concrètement, que se passe-t-il ?

Une secrétaire indépendante travaille la plupart du temps chez elle, mais elle peut, au besoin de son client se déplacer et intervenir dans l’entreprise.

Les prestations demandées par le client font l’objet d’un devis initial qui peut être modifié si les tâches en elle-même le sont !

Les tâches dites « régulières » font souvent l’objet d’une convention signée par les deux parties, afin de protéger le client d’une part, et la secrétaire de l’autre.

Le taux horaires varient selon l’assistante, selon le temps passé, et selon le forfait. Plus l’entreprise a besoin d’heures moins elle paye !

Les prestations sont d’ordre administratif :

• Secrétariat dit « classique », tel que la rédaction de courrier, la facturation, le retranscription, création de documents sur Word, Excel ou Powerpoint….
• Secrétariat dit plus « technique » d’e-mailing, de maîtrise de logiciel, de montage de dossier….

Sachez que votre assistante peut travailler dans toute la France et même à l’étranger, puisque dans la plupart des cas, elle travaille de chez elle !

Avantages

• L’assistante peut intervenir pour vous même pour quelques heures et ponctuellement,
• Il n’y a pas d’engagement sur la durée, si une convention a été signée, elle a pour but d’une trace des tâches à effectuer et le prix des prestations demandées,
• Un avantage financier certain : pas de charges salariales, pas de congés à payer, pas de formation à financer…
• Gain d’investissement matériel,
• Faisons un peu d’écologie, avec moins de déplacement,
• La disponibilité, l’assistante administrative sait travailler dans l’urgence pour une mission sur demande expresse !

Le plus difficile dans le choix de faire appel à une secrétaire indépendante, c’est la confidentialité et la confiance…

Une entreprise hésite à donner accès à des documents confidentiels à des prestataires externes.

par le fait de ne pas faire partie des locaux ou être dans les effectifs de l’entreprise.

Il faut installer une relation de confiance, il existe des contrats de confidentialité qui peuvent être établis si vous en ressentez le besoin !

En conclusion

Les avantages sont plus nombreux et ont leur importance. La confiance est une valeur qui se gagne même lorsqu’on recrute un salarié.

Un travail d’équipe est essentiel 🙂

Le secrétariat indépendant mérite d’être connu … Et vous connaissez-vous ?

Contactez moi !

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A bientôt 🙂

Les spécialités sont très nombreuses, et la liste des tâches qui peuvent être attribuées le sont donc aussi !

Je vais vous établir une liste non exhaustive des tâches administratives qui peuvent-être bien entendu adaptées à vos besoins.

Pour vous :

Que vous soyez artisan, en associatif, une PME, une PMI, commerçants, ou en libérale, vous avez les même tâches administratives (à quelques détails près…)

• Saisie de devis et factures,
• Rapports de fin de chantier,
• Saisie des comptes rendus,
• Suivi et relances des impayés,
• Frappe de courriers ou documents,
• Rédaction d’actes et de contrats, saisie de rapport d’expertise,
• Retranscription de vos documents, livres ou articles,
• Gestion du SAV,
• gestion et saisie des notes de frais,
• Aide à la rédaction,
• Création d’e-mailing,
• Gestion des appels téléphoniques,
• Création et mise à jour de bases de données,
• Préparation des pièces à remettre au comptable (afin de préparer votre bilan par exemple),
• Création d’un événement,
• Réalisation de votre support PowerPoint,
• Dématérialisation de vos documents,
• Tâches administratives telles que
• Remplacement ou renfort de votre secrétaire…

Si vous ne trouvez pas le besoin que vous cherchez dans cette liste, c’est normal car les tâches sont nombreuses….

N’hésitez surtout pas à me contacter pour que l’on discute de vos besoins à vous !

Je suis à votre disposition pour de plus amples informations pour une éventuelle collaboration

Contactez moi !

Vie d’entrepreneur

Artisans, Gérants, Commerçants, Chefs d’entreprise, associations…

Vous pouvez avoir besoin d’une secrétaire pour seulement quelques heures par semaine ou pour quelques heures par mois, pour une ou plusieurs missions particulières, mais vous ne souhaitez pas passer par une agence d’intérim qui serait trop onéreuse…

Avez-vous déjà pensé à faire appel à une secrétaire indépendante ? Une assistante disponible et qui répondrait à vos besoins ?

Pourquoi externaliser son secrétariat ?

Une secrétaire indépendante vous permet d’externaliser votre secrétariat directement dans vos locaux ou travailler pour vous à son domicile grâce à des connaissances informatiques :

Le lien qui vous unira, ne sera plus un contrat de travail, lourd de charges en tout genre (administratives et fiscales) mais une simple facture.

Pas de contrat de travail, ni de déclaration d’embauche à rédiger (DAEU), pas de bulletin de salaire ni de suivie de congés payés.

Quand externaliser votre secrétariat ?

Vous travaillez presque jour et nuit pour le développement de votre entreprise et aujourd’hui vous n’arrivez plus à faire face à ces formalités administratives ?

Assez de passez trop de soirée dans la paperasse à essayer de chercher les documents que votre comptable vous réclame pour avant-hier ? Vous devez faire un devis pour chaque prospect, qu’il vous faudra relancer le mois prochain ? Pour le suivi de votre trésorerie ? On vous relance pour des rapports que vous auriez du rendre… il y a maintenant deux semaines ?

Vous risquez, en effet, de perdre des client par manque de temps si vous ne réagissez pas très vite et confiez ces tâches à une secrétaire indépendante !

Vous aimeriez faire le point sur votre activité ? Contacter vos anciens clients pour prendre des nouvelles ? Et surtout vous consacrer entièrement à VOTRE activité ?

Une secrétaire indépendante peut vous accompagner et intervenir pour vous dans ces tâches pénibles. Ponctuellement, régulièrement ou occasionnellement. En lui confiant ces tâches, elle deviendra votre prestataire et alliée et elle s’engagera à respecter les délais imposés tout en vous restituant un travail de qualité !

Pourquoi choisir une secrétaire indépendante ?

Nous connaissons le télétravail depuis bientôt deux ans avec la crise sanitaire que nous vivons…

Les entrepreneurs se sont rendus compte des nombreux avantages à celui ci !

En effet, pas besoin de local ou de matériel supplémentaire, les documents sont réceptionnés via la boîte mail ou d’autres logiciels de transfert…

En ce qui concerne votre secrétaire indépendante, sa disponibilité est un atout majeur pour vous !

Pour résumer :

• Vous pouvez lui léguer quelques missions,
• Plus de contrat, de fiche de paie ou de déclarations,
• Elle a un savoir d’adaptabilité,
• Votre secrétaire vous accompagnera dans la paperasse la plus déroutante,
• Elle vous mettra à jour dans vos dossiers,
• Vous pouvez lui donner votre portefeuille de client, sa discrétion et sa confidentialité sont pour elle une valeur indispensable
• Vous avez une urgence ? Elle est à même de répondre à celle-ci….

Vous hésitez encore ? Avez-vous des questions sur le fonctionnement ? Une mission administrative vous ennui ? Vous êtes débordé ? N’hésitez pas à me contacter au 0749045810, ou par mail : contact@ad-presta.com ou via le formulaire de contact présent ici

Découvrez pourquoi une assistante indépendante sera votre alliée pour augmenter radicalement la productivité de votre entreprise

Auparavant, les entreprises faisaient appel aux agences d’intérim pour un surcroît d’activité, pour un soutien administratif ou en cas de panique…

C’est effectivement toujours le cas pour les moyennes et grandes entreprises, mais cela implique des frais supplémentaires…

Pour rappel, la durée minimum légale d’un temps partiel est fixée à 24 heures hebdomadaire, d’où l’intérêt de faire appel à une secrétaire indépendante pour un besoin minime.

Depuis quelques années maintenant, les entreprises plus modestes ou les solo-entreprises ont la possibilité de faire appel aux secrétaires indépendantes, pour un besoin à court, moyen ou long terme et pour la quantité d’heures désirées, une prestation dite « à la carte »

Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?

Le manque de temps est l’une des principale raison de faire appel à ce nouveau métier.

Vous pouvez également ne pas avoir suffisamment de volume de travail pour embaucher directement quelqu’un, ce qui vous permet en plus, d’éviter toutes démarches administratives liées à l’embauche d’une salariée.

Vous pouvez faire face à un surcroît temporaire d’activité, ou pallier à l’absence de votre personnel en faisant appel à une secrétaire indépendante.

Pour résumer :

• Tout d’abord, vous choisissez le nombre d’heures que vous souhaitez selon vos besoins,
• C’est à vous de définir le travail à effectuer,
• Seul vous pouvez maîtriser votre budget,
• Vous avez un service personnalisé en fonction de vos attentes administratives,
• Vous avez surtout l’esprit plus léger pour vous concentrer sur le cœur de votre métier !

Simplicité, efficacité et rapidité, votre secrétariat à la carte !

Vous vous posez encore des questions sur le fonctionnement ? Votre temps est difficilement gérable ? Vous êtes débordé par toute cette paperasse ?

N’hésitez pas à me contacter au 0749045810, ou par mail : contact@ad-presta.com ou via le formulaire de contact présent ici